案件情報の分散を解消し、リスクを先読みする仕組み システム機器事業部 第2営業部 営業2課 澤 恭子
社内業務改善提案

見えないものを、
見えるように。

情報は、すでに社内にあります。足りないのは、それを一本の時間軸でつなぎ、
リスクの兆候が誰の目にも留まる状態にすることです。

当社は、見えないものを可視化する技術で信頼を築いてきました。
同じ考え方を、私たちの日々の案件管理にも。

深い海を泳ぐマンタのシルエット 海藻の中を泳ぐマンタのイラスト 正面から見たマンタのイラスト
01 ― 現状の問題点

情報は「ある」。つながっていないだけ。

海外顧客対応、輸出業務、受発注と納期管理、在庫調整、債権管理。
日々の業務で最も強く感じるのは、情報が不足しているのではなく、案件情報が分散し、
時間軸で管理されていないことです。

メール
顧客とのやり取り
基幹システム
納期・在庫
Excel
個別の管理表
各部門
認証・製造の進捗
これらを一本の時間軸で串刺しにし、「この案件が今どの状態にあり、次に何がいつ必要か」を俯瞰できる形にはなっていません。
02 ― 解決策

転送とAI要約による、案件の時系列トラッキング

新しいシステムは開発しません。すでに社内にあるツールの組み合わせだけで実現します。
注文書の自動保存で構築・運用した経験を土台に、性質の異なる案件管理へ応用します。

1

人が転送

時系列で追うべきと判断したメールを、専用アドレスへ転送

2

AIが要約

案件名・状況・次の対応・期日の候補を抽出

3

リストへ記録

SharePointリストへ自動で書き出し。同一案件は更新として追記

4

兆候を検知

期日が近いもの、動きのないものを自動で抽出

5

人が判断

Teamsへ通知。対応の要否は必ず人が決める

人が担う工程 自動化する工程
03 ― 見える化の先にあるもの

課題の整理から、解決の実行へ

この仕組みの目的は、リストを作ること自体ではありません。
課題をまとめる作業をAIに任せ、人が確認・判断と、解決の実行に時間を使えるようにすることです。
私はこれまでも、問題点や決めるべき事項を自ら整理し、関係者へ働きかけてきました。

認証遅延の案件
1
論点と決定すべき事項を自ら整理
2
上長・営業担当者へ共有
3
打ち合わせを開催
4
今後の方針と実行事項を決定
顧客の注残・債権の案件
1
状況を整理し、論点を明確化
2
関係者を集めて打ち合わせを実施
3
解決に向けた実行タスクを決定
4
継続してフォロー
04 ― 目指す姿

課題を抱え込む段階から、解決を動かす段階へ。

BEFORE

整理に時間と労力がかかる

  • 案件の経緯をゼロから読み返す
  • 気づける案件の数に限りがある
  • 担当者の記憶に依存する
  • 問題が顕在化してから動く
AFTER

判断と実行に時間を使える

  • 整理された状態から確認を始められる
  • 課全体で状況が見える
  • 記憶に頼らず、仕組みが覚えている
  • 兆候の段階で先に動ける
営業課のメンバー

私一人ではなく課全体が、
解決を動かす段階へ進める。

業務を遂行する立場から、仕組みを残す立場へ。
属人化の解消とは、自分がいなくても回る状態をつくることです。