情報は、すでに社内にあります。足りないのは、それを一本の時間軸でつなぎ、
対応すべきタイミングが誰の目にも留まる状態にすることです。
ヘルスケア事業で、海外のお客様対応、輸出入業務、
受注から売上計上までを担当しています。
日々の業務で最も強く感じるのは、情報が不足しているのではない、ということです。
社内に情報はある。だけど、つながっていない。
メール、システム、Excel、各担当や部をまたいで分散し、進捗がよく分からない。
やらなければと思っていても、急ぎでなければ後回しになる。気づいたときには時間が経ち、後手に回る。
全員に向けた案内ほど、自分の担当という意識が薄れてしまう。
問題が起きてから行動する。動き出しが、特定の個人に依存している。
これは個人の注意力の問題ではなく、構造の問題だと考えています。
新しいシステムは開発しません。すでに社内にあるツールの組み合わせだけで実現します。
課で管理する必要のある案件をSharePointに自動保存し、
期限の色分けとTeamsへの通知で、時間軸の抜け漏れを防ぎます。
課で管理すべきと判断した案件のメールを、専用アドレスへ転送
案件名・状況・次の対応・期日を抽出
SharePointへ自動で書き出し。同一案件は更新として追記
期日が近いもの、動きのないものを自動で色分け
Teamsへ通知。対応の要否は必ず人が決める
情報は、待っていては来ません。
私はこれまでも積極的に情報を取り、実際に活用してきました。
積極的に関わる経験を通じて、「必要なことに気づける力」をつけてきました。
「何がしたいのか」を見つけ、それに向かって行動を積み上げていく。
私はこれからも経験と気づきを力に変え、
組織に実際の行動で貢献していきたいと考えています。
正社員登用後は、まず自分の担当業務から小さく仕組みを作り、
確実に定着させる。それを積み重ねることで貢献してまいります。